Bericht van de raad van toezicht

De raad van toezicht heeft ook dit jaar intensief overleg gevoerd met het bestuur van LVNL over tal van strategische en meer operationele zaken. Het jaar 2022 stond aanvankelijk opnieuw in het teken van COVID-19. Dit heeft effect gehad op de beschikbaarheid van het operationele personeel en er zelfs toe geleid dat op enkele momenten de dienstverlening is aangepast. In de loop van het voorjaar zette het herstel van het vliegverkeer goed door. Door de situatie op Schiphol, als gevolg van het personeelstekort op de luchthaven, veranderden de verkeersstromen voortdurend en nam de complexiteit van de operatie toe. Verder werd 2022 gekenmerkt door de start van een grote oorlog aan de rand van Europa en de zeer snel gestegen inflatie en energieprijzen. Gebeurtenissen die vanzelfsprekend ook impact op LVNL hadden.

Voor de zomer verscheen de ‘Hoofdlijnenbrief Schiphol’ van de minister van Infrastructuur en Waterstaat. De impact hiervan op de luchtvaartsector in het algemeen en op de werkzaamheden van LVNL in het bijzonder is uitgebreid besproken in verschillende vergaderingen van de raad van toezicht. Ook heeft de raad hier in haar overleg met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat over gesproken en met name het belang van het tijdig betrekken van de uitvoering bij de plannen, met onder meer een uitvoeringstoets, onder de aandacht gebracht.

iCAS

De raad heeft de voortgang van de ontwikkeling van het nieuwe luchtverkeersleidingssysteem iCAS gedurende 2022 nauwlettend gevolgd. Er is in het overleg met het bestuur uitgebreid stilgestaan bij de planning, financiën en risico’s van het iCAS-programma. Door de COVID-19-pandemie en de zeer krappe arbeidsmarkt voor onder andere ICT-specialisten en andere technische resources, is het al eerder onderkende risico dat de iCAS-tijdslijnen zouden gaan schuiven, werkelijkheid geworden. Voor de transitie van de LVNL-organisatie van het huidige luchtverkeersleidingssysteem naar iCAS heeft het bestuur een Transition Office ingericht dat ook de leiding heeft in het proces van herplannen. De raad onderkent dat binnen de herplanning van het iCAS-programma veel afhankelijkheden zitten. Dit geldt niet alleen intern tussen de verschillende programmaonderdelen, maar ook met andere projecten zoals de Luchtruimherziening, 1ATM en de openstelling van Lelystad Airport voor handelsverkeer. De raad heeft geadviseerd om in deze fase, zo kort tegen realisatie en uitrol, de interne en externe afhankelijkheden scherp in beeld te houden om te kunnen sturen op en om te bepalen in welk tempo dit project gerealiseerd kan worden.

Cybersecurity

Cybersecurity was eveneens een belangrijk aandachtspunt het afgelopen jaar voor het bestuur en de raad van toezicht. Wij hebben thematische gesprekken gevoerd over de aanpak van cyber en de kwetsbaarheden en risico’s die zich voordoen in het IT-domein, inclusief de fysieke beveiliging en de rol van de mens bij het gebruik van geautomatiseerde systemen. We zijn van mening dat LVNL alert en met deskundigheid op incidenten reageert en gestructureerd werkt aan verdere verbeteringen. De schaarste aan gespecialiseerd personeel is daarbij overigens wel een punt van aandacht.

1ATM

Er is regelmatig met het bestuur gesproken over de voortgang van het programma 1ATM richting het behalen van de realisatiedatum in 2023. De raad heeft kennis genomen van de dossiers die een reëel risico vormen voor de doorlooptijd in de laatste maanden van het integratietraject en dat op basis daarvan is gekozen voor een verschuiving van de integratiedatum binnen het vooraf vastgestelde risicobudget. De raad constateert dat bij Defensie de gesprekken met de vakbonden eind 2022 zijn opgestart. De voorgestelde aanpassing van de realisatiedatum naar 1 januari 2024 geeft Defensie de ruimte om het proces met de bonden op zorgvuldige wijze te doorlopen. De door het bestuur van LVNL bereikte akkoorden met de LVNL-vakbonden en ondernemingsraad zijn goede stappen richting het behalen van de geplande nieuwe integratiedatum. Daarnaast hebben wij met het bestuur gesproken over de governance met betrekking tot activiteiten na de integratie. Het uitgangspunt daarbij is overigens dat Defensie hoofdverantwoordelijk blijft voor verkeersleiding over de militaire luchtvaart en LVNL voor verkeersleiding over de civiele luchtvaart.

Werkbezoek

De raad bracht in 2022 een werkbezoek aan de luchtverkeersleiding op Rotterdam The Hague Airport. Het doel van dit bezoek was om in gesprek te gaan met de medewerkers en kennis te nemen van hun ervaringen op deze regionale luchthaven. Dit bezoek hebben wij als een informatieve bijeenkomst ervaren. Er gaan meer van dit soort werkbezoeken plaatsvinden.

Medewerkers

Wij hebben grote waardering voor het vele werk dat de medewerkers verrichten bij LVNL, juist ook in deze bijzondere en onzekere tijden. Algemeen bekend is de schaarste op de arbeidsmarkt bij een aantal cruciale functies. Het bestuur heeft in 2022 een medewerkerstevredenheidsonderzoek laten uitvoeren. De raad heeft het bestuur aanbevolen goed te kijken naar de uitkomsten van dit onderzoek en met de medewerkers het gesprek aan te gaan over wat er beter kan. De raad spreekt ook informeel met de ondernemingsraad over het personeelsbeleid, de cultuur en de tevredenheid.

Samenstelling raad van toezicht

De samenstelling van de raad van toezicht is gedurende 2022 niet gewijzigd. De raad heeft een benoemings- en remuneratiecommissie, een veiligheidscommissie en een auditcommissie. De onderstaande tabel toont de verschillende commissies en deelnemers in 2022:

Gedurende 2022 heeft mevrouw N. Hooijmeijer stage gelopen bij de raad van toezicht. De voorzitter van de raad van toezicht heeft haar begeleid.

Functioneren raad van toezicht

De raad heeft zijn taken goed kunnen vervullen. De leden voldoen aan de onafhankelijkheidsvereisten zoals vermeld in de Code ‘goed bestuur publieke dienstverleners’. Een lid is benoemd op voordracht van de minister van Defensie. De werkwijze van de raad van toezicht is vastgelegd in een reglement dat voldoet aan de relevante regelgeving en de raad functioneert dienovereenkomstig. De raad geeft zich volledig en voortdurend rekenschap van de wettelijke taken en evalueert periodiek zijn functioneren. Naar aanleiding van de evaluatie begin 2022 is onder meer besloten dat iCAS een vast agendapunt wordt op de agenda van de vergaderingen van de voltallige raad van toezicht gezien het strategische belang en tactische speelveld waar het project zich in bevindt. De iCAS-commissie is daarmee komen te vervallen na de eerste vergadering in 2022. Mevrouw Schoenmakers blijft het eerste aanspreekpunt voor iCAS.

Raad van toezichtvergaderingen

In de vergaderingen met de raad van toezicht legt het bestuur verantwoording af over de prestaties en de bedrijfsvoering van LVNL. Wij concluderen dat het bestuur adequaat uitvoering heeft gegeven aan de ambities en beoogde doelstellingen van LVNL en belangrijke resultaten heeft behaald.

Daarnaast waren er diverse andere bijeenkomsten:

Uit de commissies

Veiligheidscommissie

De veiligheidscommissie vergadert steeds voorafgaand aan de reguliere raadsvergaderingen. Onderwerpen die aan de orde komen zijn de interne veiligheidsrapportages, de rapportages van de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OVV), de inrichting en werking van het veiligheidsmanagementsysteem en de verbeteringen van dit systeem. Het bestuur informeert de commissie adequaat over de veiligheidsprestaties en relevante ontwikkelingen in het safety management systeem. We volgen de voortgang en status van de voorvallenonderzoeken, de resultaten en de verbetermaatregelen die LVNL naar aanleiding daarvan neemt. Dat geldt ook voor de rapportages van externe onderzoeken. Aan een drietal thema’s schonk de commissie dit verslagjaar uitgebreid aandacht. Het eerste thema is de impact op de veiligheid van de ontwikkeling van het verkeersvolume in 2022, onder andere als gevolg van de COVID-19-opleving aan het begin van 2022 en de situatie op Schiphol in de zomer. Daarnaast stonden we uitgebreid stil bij airspace infringements en drones.

De veiligheidscommissie heeft naast de reguliere monitoring van het aantal airspace infringements, de ontwikkeling gevolgd van de maatregelen om het aantal infringements tot een minimum te beperken. De commissie benadrukt het belang dat LVNL, ondanks dat zij geen handhaver is, er alles aan doet om een ernstig ongeval te voorkomen. De veiligheidscommissie is positief over de voorgenomen acties zoals de voorlichtingscampagne voor de recreatieve luchtvaart en het overleg dat plaatsvindt met de Inspectie Leefomgeving en Transport en het Openbaar Ministerie over mogelijke handhaving. De commissie heeft geadviseerd om de duiding van de infringements te verbeteren. Wat zijn de safety-effecten en wanneer is een infringement ernstig genoeg om mee te tellen als een voorval? Hierbij is ook het van belang zorg te dragen voor goede detectiemogelijkheden, zodat betrouwbare data gegenereerd kunnen worden.

Ook het thema drones (remotely piloted aircraft system of RPAS) kreeg de aandacht. We stonden stil bij de mogelijkheden voor detectie, juridische vraagstukken in geval van ongelukken met een drone in het luchtruim en de betrokkenheid van drones bij airspace infringements.

Benoemings- en renumeratiecommissie

In de vergaderingen met de raad van toezicht legt het bestuur verantwoording af over de prestaties en de bedrijfsvoering. Namens de raad heeft de benoemings- en remuneratiecommissie met de leden van het bestuur individueel gesproken over hun functioneren. Met het bestuur werd de vlootschouw besproken. Ook spreekt de raad in tweetallen met de leden van het managementteam ter nadere kennismaking.

Auditcommissie

De auditcommissie vergadert zo’n twee weken voorafgaand aan de reguliere raadsvergaderingen. De vaste aandachtsgebieden zijn: finance, risk, audit en reporting. Jaarlijks terugkerende onderwerpen zijn: de jaarrekening, het jaarverslag, de management letter, het accountantsverslag en het interne en externe auditplan. Ook hebben de jaarlijkse besloten gesprekken met de onafhankelijke accountant en de manager Operational Risk Management plaatsgevonden.

Een belangrijke mijlpaal was de goedkeuring van het performanceplan voor de derde referentieperiode 2020-2024, die LVNL in december kreeg. Daardoor kan LVNL vanaf 2023 starten met het verrekenen van de verliezen uit 2020-2021 met de luchtvaartmaatschappijen, zodat het tijdens de COVID-19-pandemie ontstane negatieve rekening-courantsaldo wordt aangezuiverd. De auditcommissie heeft extra aandacht voor de invloed van de ontwikkelingen van de rente en inflatie op de meerjarenramingen.

Op verzoek van de auditcommissie heeft LVNL onderzocht of er alternatieven zijn voor de huidige off-balance verwerkingswijze van de functioneel leeftijds non-activiteit (FLNA)/individueel keuzeverlof (IKV)-verplichtingen. Bij deze uitgebreide analyse zijn zowel het ministerie als de accountant geraadpleegd. LVNL heeft geconcludeerd dat er geen betere alternatieven zijn voor de huidige verwerkingswijze en houdt daarom vast aan het off-balance toelichten van deze verplichtingen. Op basis van de analyse onderschrijft de auditcommissie deze conclusie.

Op verzoek van de auditcommissie heeft de accountant in de management letter extra aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Hieruit zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen.

In 2022 vond verdere ontwikkeling plaats van risk management. De status van de risico’s en mitigerende maatregelen is onderdeel van de reguliere managementrapportages, maar de risicobeheersingscyclus dient wel verder te worden uitgewerkt. In 2022 zijn twaalf interne audits uitgevoerd. De commissie constateert dat risk management en audits op weg zijn naar een hoger niveau.

Visie op de toekomst

Veilige luchtverkeersdienstverlening is de kerntaak van LVNL. De raad van toezicht is van mening dat LVNL moet blijven nadenken over wat technologische en maatschappelijke ontwikkelingen betekenen voor de taak en rol van LVNL. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de ontwikkelingen in de onbemande luchtvaart. De raad ondersteunt het bestuur bij deze visieontwikkeling.

De door LVNL in 2022 herijkte corporate visie en strategie weerspiegelt op goede wijze de stappen die de organisatie wil zetten richting 2035. Op korte termijn ligt de focus op de invoering van iCAS, het aantrekken en opleiden van voldoende verkeersleiders en de samenvoeging van de civiele en militaire luchtverkeersleiding. De visie biedt LVNL houvast om gerichte keuzes te maken in wat zij blijft doen, anders gaat doen of mogelijk niet meer gaat doen.

Tot slot

De raad van toezicht heeft kennisgenomen van het door het bestuur opgestelde jaarverslag en de jaarrekening 2022 en stemt in met de inhoud daarvan. De raad constateert dat over 2022 een goedkeurende controleverklaring van de onafhankelijke accountant is verkregen en heeft kennisgenomen van de bevindingen van de onafhankelijke accountant.

Wij spreken onze dank en waardering uit voor de grote inspanningen die het bestuur en alle medewerkers van Luchtverkeersleiding Nederland hebben geleverd het afgelopen, veelbewogen, jaar.