Bericht van de raad van toezicht

De raad van toezicht heeft dit jaar in haar toezicht veel aandacht gegeven aan de effecten van COVID-19 op de opleiding, operatie en het projectportfolio. De hoge standaard van dienstverlening is gehandhaafd en LVNL heeft gelijk met de groei en krimp van het verkeer op een veilige manier op- en afgeschaald. 

Wij zijn blij om te constateren dat de opleiding van verkeersleiders en ander operationeel personeel na de zomer weer is opgestart, hoewel de achterstand die is ontstaan door COVID-19 voorlopig nog niet is ingelopen. Dit heeft niet alleen gevolgen voor de dagelijkse operatie, maar ook op noodzakelijke vernieuwingen. Door de COVID-maatregelen en ontwikkelingen op de markt zijn de planningen van de veranderprojecten onder druk komen te staan. In overleg met de raad heeft het bestuur van LVNL haar projectportfolio herijkt, waarbij de met stakeholders afgesproken doelstellingen op dit moment overeind blijven.

Raad van toezicht

Samenstelling raad van toezicht

De samenstelling van de raad van toezicht is gedurende 2021 gelijk gebleven. De raad heeft een benoemings- en remuneratiecommissie, een veiligheidscommissie, een auditcommissie en een commissie die specifiek toezicht houdt op de voortgang van het programma iCAS. De onderstaande tabel toont de verschillende commissies en deelnemers in 2021:

Functioneren raad van toezicht

De raad van toezicht heeft zijn eigen functioneren beoordeeld. Ondanks de uitdagingen van het vergaderen op afstand hebben we onze taken kunnen vervullen. De leden voldoen aan de onafhankelijkheidsvereisten zoals vermeld in de Code ‘goed bestuur publieke dienstverleners’. Naast de onafhankelijke leden heeft een vertegenwoordiger van de minister van Defensie zitting in de raad. We geven ons volledig en voortdurend rekenschap van onze wettelijke taken en evalueren periodiek de doelmatigheid van ons functioneren. De werkwijze van de raad van toezicht is vastgelegd in een reglement dat voldoet aan de relevante regelgeving en de raad functioneert dienovereenkomstig.

Raad van toezichtvergaderingen

Daarnaast zijn er diverse andere bijeenkomsten geweest:

LVNL-bestuur

In de vergaderingen met de raad van toezicht legt het bestuur verantwoording af over de prestaties en de bedrijfsvoering van LVNL.

Wij concluderen dat het bestuur adequaat uitvoering heeft gegeven aan de ambities en beoogde doelstellingen van LVNL en belangrijke resultaten heeft behaald.

Uit de commissies

Veiligheidscommissie

De veiligheidscommissie vergadert voorafgaand aan de reguliere raadsvergaderingen. Onderwerpen die aan de orde komen zijn de interne veiligheidsrapportages, de rapportages van de Onderzoeksraad voor Veiligheid (OVV), de inrichting en werking van het veiligheidsmanagementsysteem en de verbeteringen van dit systeem. De commissie wordt adequaat door het bestuur geïnformeerd over de veiligheidsprestaties en relevante ontwikkelingen in het safety management systeem. We volgen de voortgang en status van de voorvallenonderzoeken, de resultaten en de verbetermaatregelen die LVNL naar aanleiding daarvan neemt. Dat geldt ook voor de rapportages van externe onderzoeken. Op een drietal thema’s heeft de commissie zich nader verdiept, namelijk airspace infringements, Integraal Safety Management Systeem (ISMS) en drones.

Naast de reguliere monitoring van het aantal infringements heeft de commissie gevraagd om meer achtergrondinformatie over dergelijke voorvallen. Het totaal aantal infringements nam in 2020 namelijk toe, ondanks diverse maatregelen en verminderd verkeer als gevolg van corona. In 2021 is initiatief genomen om ook de eigenaar van het vliegtuig te gaan benaderen, als er geen contactgegevens bekend zijn van de gebruiker van het vliegtuig, om bewustwording te vergroten. Ook wordt onderscheid gemaakt in de ernst van de infringements, niet ieder voorval heeft namelijk een even groot risico. Er is gesproken over de activiteiten van de nationale taskforce airspace infringements. Deze taskforce heeft als doel om het aantal infringements van kleine luchtvaart in de nabijheid van gecontroleerd verkeer in Nederland significant en blijvend te verlagen en de risico’s op infringements verder te reduceren.

Uit de resultaten van de twee ISMS-audits uitgevoerd door Baines Simmons (reeds in 2020) blijkt dat ISMS bovengemiddeld presteert op het gebied van safety management. Er is in de commissie gesproken over de verhouding van de rol van de toezichthouder tot ISMS, naar aanleiding van een evaluatie van ILT zal een verdere verscherping van de processen volgen. Zowel ten aanzien van airspace infringements als ISMS spreekt de commissie haar complimenten uit voor het risicomanagement dat preventief plaatsvindt.

Het thema drones (remotely piloted aircraft system of RPAS) heeft de aandacht gekregen. De commissie heeft zich onder andere laten informeren over de stand van zaken rondom drones, detectiesystemen en de risico’s op ongevallen. Het risico bestaat dat dronegebruikers niet professioneel zijn in het gebruik van drones, onbedoeld fouten maken en procedures niet naleven. De commissie constateert dat het bewustzijn ten aanzien van dit risico binnen LVNL aanwezig is en dat LVNL hierop anticipeert. LVNL is nauw betrokken bij de ontwikkelingen van de procedures en techniek en neemt deel aan diverse gremia die de ontwikkeling van beleid voor dronegebruik als aandachtsgebied hebben. De raad van toezicht constateert dat er geen eenduidige eigenaar is voor dronedetectie en wie verantwoordelijk is bij een botsing tussen een drone en een vliegtuig. Dit onderwerp wordt door LVNL verder opgepakt in 2022.

Benoemings- en renumeratiecommissie

In de vergaderingen met de raad van toezicht legt het bestuur verantwoording af over de prestaties en de bedrijfsvoering. Namens de raad heeft de benoemings- en remuneratiecommissie met de leden van het bestuur individueel gesproken over hun beoordelingen.

In 2021 verliepen zowel de benoemingstermijn van de CEO als de CFO, respectievelijk op 30 april en 7 augustus. Per de genoemde data bestond de mogelijkheid tot herbenoeming als bestuurslid van LVNL door of namens de minister van Infrastructuur en Waterstaat. Op grond van artikel 4 van de Beleidsregels sturing en toezicht op LVNL gaat aan een eventuele herbenoeming een overleg met en een (niet-bindende) voordracht door de raad van toezicht vooraf. De commissie heeft geadviseerd om in deze (niet bindende) voordracht beide bestuursleden te herbenoemen voor de duur van vijf jaar.

Auditcommissie

De auditcommissie vergadert voorafgaand aan de reguliere raadsvergaderingen. De vaste aandachtsgebieden zijn: finance, risk, audit en reporting. Daarnaast heeft de commissie in 2021 ook de kwantitatieve HR-ontwikkelingen gemonitord.

Jaarlijks terugkerende onderwerpen zijn: de jaarrekening, het jaarverslag, de management letter, het accountantsverslag en het interne en externe auditplan. Daarbij hebben wij diverse verbeteringen in de interne beheersing kunnen vaststellen. Ook hebben de jaarlijkse besloten gesprekken met de onafhankelijke accountant en manager Operational Risk Management plaatsgevonden.

Begin 2021 heeft verruiming van de rekening courant faciliteit plaatsgevonden. De commissie volgt de liquiditeit nauwgezet aan de hand van een liquiditeitsprognose voor de komende jaren. Ook is het vernieuwde treasury-statuut besproken. De commissie heeft in 2021 speciale aandacht besteed aan de totstandkoming van het performance plan voor de derde referentieperiode 2020-2024, de begroting 2022 en het auditplan 2022.

Er heeft een verdieping plaatsgevonden in de IT risico’s bij LVNL, waaronder het risico op cybersecurity. Op het verzoek van de commissie heeft de onafhankelijke accountant in de management letter extra aandacht besteed aan het onderwerp IT. De IT-beheersing algemeen is de afgelopen jaren verbeterd, ook zijn duidelijke stappen gezet op het gebied van borging van cybersecurity. De commissie ondersteunt het besluit van LVNL dat voor het verlagen van het risico op cybersecurity de formatie wordt uitgebreid.

De Auditcommissie is betrokken geweest bij de aanbesteding voor de accountantscontrole voor de boekjaren 2022-2025. Hierbij is de huidige onafhankelijke accountant PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. wederom geselecteerd.

LVNL is bezig met de verdere ontwikkeling van risk management. Medio 2021 zijn de toprisico’s opnieuw vastgesteld. Er zijn verschillende risicobeperkende maatregelen en acties uitgevoerd. De status van de risico’s en mitigatie is onderdeel van de reguliere managementrapportages, maar dient nog wel verder te worden uitgewerkt. LVNL heeft een balans gevonden tussen operationele, financiële en bedrijfsvoeringsrisico’s, met bijbehorende beheersingsmaatregelen en audits. In 2021 zijn negen interne audits uitgevoerd. Hiervan is er een aantal inhoudelijk besproken in de auditcommissievergadering. De commissie constateert dat risk management en audits op weg zijn naar een hoger niveau.

iCAS-commissie

De iCAS-commissie vergadert voorafgaand aan de reguliere raadsvergaderingen. De commissie volgt de voortgang van het programma en bespreekt onder andere de planning, financiën en risico’s.

In 2021 heeft het iCAS-programma verdere negatieve effecten ondervonden van de COVID-pandemie, waaronder vertraging in tussentijdse opleveringen door de leverancier Indra en onvoldoende kwaliteit hiervan. In overleg met Indra is een nieuwe planning opgesteld, waarbij de transitiedatum verschuift naar de winterperiode 2023-2024. 

De commissie is in de zomer een extra keer bijeengekomen om de ontwikkelingen binnen het iCAS-programma en met name de planning te bespreken en tussentijds geïnformeerd te worden over de afstemming en onderhandelingen met Indra. In verschillende vergaderingen heeft de commissie gesproken over de impact van de mogelijke verdere vertragingen van het iCAS-programma op de rest van het projectportfolio, waarbij is vastgesteld dat dergelijke scenario’s niet wenselijk zijn. Het risico dat de iCAS-tijdslijnen gaan schuiven bestaat nog steeds.

Concrete risico’s die impact kunnen hebben op de iCAS-tijdslijnen zijn het risico dat wegens krapte op de arbeidsmarkt technische expert- of IT-functies niet vervuld kunnen worden, dat door voortduring van COVID-19 onvoldoende verkeersleiders kunnen worden opgeleid, computer hardware later beschikbaar is door de huidige leveringsproblemen en bijvoorbeeld als de opening van Lelystad Airport voor commerciële vluchten gepland wordt vóór de introductie van iCAS. LVNL heeft deze risico’s in verschillende notities aan en overleggen met het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat kenbaar gemaakt.

Medewerkers

De gevolgen van het tekort aan operationeel personeel zijn het afgelopen jaar steeds zichtbaarder geworden. Ook de capaciteitsproblemen op het gebied van technisch en IT-personeel nemen toe. De zorgen hierover en de consequenties hiervoor bespreekt de raad veelvuldig met het bestuur. De raad is van mening dat het bestuur de juiste stappen neemt om de gevolgen van deze capaciteitsproblemen zo beperkt mogelijk te houden. Bij de militaire verkeersleiders speelt eenzelfde capaciteitsproblematiek. Er is meerdere malen gesproken over de betrokkenheid van de militaire verkeersleiders bij de programma’s iCAS en 1ATM, aangezien de raad dat cruciaal acht voor het welslagen van deze programma’s.

Overig

De raad heeft gedurende het jaar voortgang van en issues bij de belangrijkste projecten nauwlettend gevolgd. Naast iCAS betrof dit RECAT-TBS, Voldoende verkeersleiders, 1ATM en Luchtruimherziening. Daarbij bleek meermalen dat deze projecten elkaar beïnvloeden, waardoor de voortgangsbewaking nauw komt. Hierover heeft de raad ook gesproken met het ministerie.

Visie op de toekomst

Veilige luchtverkeersdienstverlening is de kerntaak van LVNL. De raad van toezicht is van mening dat LVNL dichtbij het primaire proces moet blijven, maar ook moet blijven nadenken over wat de technologische en maatschappelijke ontwikkelingen betekenen voor de taak en rol van LVNL. In het najaar heeft LVNL gewerkt aan een nieuwe corporate visie en strategie met een ambitieus toekomstperspectief tot 2035. De raad verwacht deze visie in 2022 verder met het bestuur te gaan bespreken.

Tot slot

De raad van toezicht heeft kennis genomen van de door het bestuur opgestelde jaarverslag en de jaarrekening 2021 en stemt in met de inhoud daarvan. De raad constateert dat over 2021 een goedkeurende controleverklaring van de onafhankelijke accountant is verkregen en heeft kennis genomen van de bevindingen van de onafhankelijke accountant.

Wij spreken onze dank uit aan het bestuur en de medewerkers van Luchtverkeersleiding Nederland voor hun aanzienlijke inspanningen onder de uitdagende omstandigheden het afgelopen jaar.

Schiphol, 26 april 2022

De raad van toezicht,

Wim Kuijken, voorzitter

Jac Jansen, Mel Kroon, Fieke van der Lecq, Mariken Schoenmakers